隨著今年1月1日《中華人民共和國勞動合同法》（以下簡稱“勞動合同法”）的施行，到9月18日《中華人民共和國勞動合同法實施條例》（以下簡稱“實施條例”）的正式實施。新的用工法律對企業(yè)HR管理提出了新要求，之前僅憑一份勞動合同就能應付日常HR管理的時代已不再周全無礙。而準備一套完備的HR管理法律文件，將對企業(yè)法律風險降至最小。本文將結合實務操作中的經(jīng)驗，總結出12份企業(yè)HR管理中必備的法律文件。
一、勞動合同
1、必備理由
勞動合同在現(xiàn)代企業(yè)管理中所起的重要作用已不言而喻，沒有與勞動者簽訂合同，那么企業(yè)將每月支付員工二倍工資。
2、合同內(nèi)容
企業(yè)至少應準備三份合同，包括：固定期限勞動合同、無固定期限勞動合同和以完成一定工作任務為期限的勞動合同，有需要的企業(yè)還應備一份非全日制用工勞動合同。
《勞動合同法》第十七條規(guī)定，合同主要內(nèi)容應包括：（一）用人單位的名稱、住所和法定代表人或主要負責人；（二）勞動者姓名、住址、居民身份證或其他有效身份證件號碼；（三）勞動合同期限；（四）工作內(nèi)容和工作地點；（五）工作時間和休息休假；（六）勞動報酬；（七）社會保險；（八）勞動保護、勞動條件和職業(yè)危害防護；（九）法律、法規(guī)規(guī)定應當納入勞動合同的其他事項。勞動合同除前款規(guī)定的必備條款外，用人單位與勞動者可以約定試用期、培訓、保守秘密、補充保險和福利待遇等其他事項。
二、集體合同
1、必備理由
《勞動合同法》第十一條規(guī)定：用人單位未在用工的同時訂立書面勞動合同，與勞動者約定的勞動報酬不明確的，新招用的勞動者的勞動報酬按照集體合同規(guī)定的標準執(zhí)行；沒有集體合同或者集體合同未規(guī)定的，實行同工同酬。
另第十八條規(guī)定：勞動合同對勞動報酬和勞動條件等標準約定不明確，引發(fā)爭議的，用人單位與勞動者可以重新協(xié)商；協(xié)商不成的，適用集體合同規(guī)定；沒有集體合同或者集體合同未規(guī)定勞動報酬的，實行同工同酬；沒有集體合同或者集體合同未規(guī)定勞動條件等標準的，適用國家有關規(guī)定。
由此可見，集體合同可以在企業(yè)與勞動者因勞動報酬、勞動條件等標準約定不明確產(chǎn)生爭議的時候起到重要的標準作用，一份完備的集體合同可以避免很多不必要的勞動糾紛。
2、合同內(nèi)容
勞動者的勞動報酬、工作時間、休息休假、勞動安全衛(wèi)生、保險福利、職工培訓、勞動紀律、勞動定額、法律法規(guī)規(guī)定的其他內(nèi)容等。
三、職工名冊
1、必備理由
《勞動合同法》第七條規(guī)定：用人單位應建立職工名冊備查�！秾嵤l例》第三十三條補充：用人單位違反勞動合同法有關建立職工名冊規(guī)定的，由勞動行政部門責令限期改正；逾期不改，由勞動行政部門處2000元以上2萬元以下罰款。
企業(yè)必備職工名冊，既可以在產(chǎn)生勞動爭議時作為有力的證據(jù)，也可以避免不必要的行政罰款。
2、職業(yè)名冊內(nèi)容
勞動者姓名、性別、公民身份號碼、戶籍地址及現(xiàn)住址、聯(lián)系方式、用工形式、用工起始時間、勞動合同期限等內(nèi)容。
四、勞動合同簽收單
1、必備理由
《勞動合同法》第八十一條規(guī)定：用人單位提供的勞動合同文本未載明本法規(guī)定的勞動合同必備條款或者用人單位未將勞動合同文本交付勞動者的，由勞動行政部門責令改正；給勞動者造成損害的，應當承擔賠償責任。
企業(yè)僅僅簽訂勞動合同而沒有送達勞動者，同樣會面臨著不必要的賠償風險。
2、簽收單內(nèi)容
勞動合同文本編號、勞動者姓名、身份證號碼、所屬部門、具體崗位、入職時間、合同期限、簽約時間、勞動合同簽收時間、勞動者簽收、備注等內(nèi)容。
五、職位告知書
1、必備理由
《勞動合同法》第八條規(guī)定：用人單位招用勞動者時，應當如實告知勞動者工作內(nèi)容、工作條件、工作地點、職業(yè)危害、安全生產(chǎn)狀況、勞動報酬，以及勞動者要求了解的其他情況。
用人單位如實告知勞動者職位情況是主動義務，即使勞動者不提出要求也得主動告知。實踐中用人單位往往會忽視這個主動告知義務，導致發(fā)生因“欺詐”而導致勞動合同無效并賠償勞動者損失的法律風險。
2、告知書內(nèi)容
工作內(nèi)容、工作條件、工作地點、職業(yè)危害、安全生產(chǎn)狀況、勞動報酬等。
六、入職登記表
1、必備理由
《勞動合同法》第八條規(guī)定：用人單位有權了解勞動者與勞動合同直接相關的基本情況，勞動者應當如實說明。
如果勞動者在入職時存在不實或欺詐，將成為日后用人單位解除勞動合同的重要證據(jù)。
2、登記內(nèi)容
勞動者與前用人單位勞動合同解除情況、競業(yè)限制、健康狀況、學歷、職業(yè)資格、知識技能、工作經(jīng)歷、家庭住址、主要家庭成員構成等。
七、簽訂勞動合同通知書
1、必備理由
《實施條例》第五條規(guī)定：自用工之日起一個月內(nèi)，經(jīng)用人單位書面通知后，勞動者不與用人單位訂立書面勞動合同的，用人單位應當書面通知勞動者終止勞動關系，無需向勞動者支付經(jīng)濟補償，但是應當依法向勞動者支付其實際工作時間的勞動報酬。
現(xiàn)實中，一些員工因為種種原因不愿與企業(yè)簽訂勞動合同，此時一份書面的簽訂勞動合同通知書就顯得尤為重要。
2、主要內(nèi)容
簽訂勞動合同通知書的主要內(nèi)容應包括：勞動者姓名、入職日期、通知日期、簽訂勞動方式等。
八、勞動合同變更協(xié)議書
1、必備理由
《勞動合同法》第三十五條規(guī)定：用人單位與勞動者協(xié)商一致，可以變更勞動合同約定的內(nèi)容。變更勞動合同，應當采用書面形式。
2、主要內(nèi)容
用人單位基本情況、勞動者基本情況、原勞動合同基本情況、具體變更內(nèi)容、變更日期、雙方簽字蓋章等。
九、解除、終止勞動合同通知書
1、必備理由
解除、終止勞動合同是結束勞動者與用人單位之間關系的唯一途徑，解除、終止勞動合同的具體時間是計算工資、加班費、經(jīng)濟補償金數(shù)額的重要依據(jù)。
2、解除合同內(nèi)容
勞動者名稱、解除或終止勞動合同的原因、解除或終止勞動合同的日期、交接手續(xù)辦理的流程和時限、用人單位蓋章、勞動者簽收等。
十、解除、終止勞動合同的證明
1、必備理由
《勞動合同法》第五十條規(guī)定：用人單位應當在解除或者終止勞動合同時出具解除或者終止勞動合同的證明，并在十五日內(nèi)為勞動者辦理檔案和社會保險關系轉移手續(xù)。
第八十九條規(guī)定：用人單位違反本法規(guī)定未向勞動者出具解除或者終止勞動合同的書面證明，由勞動行政部門責令改正；給勞動者造成損害的，應承擔賠償責任。
2、證明內(nèi)容
用人單位出具的解除、終止勞動合同的證明，應當寫明勞動合同期限、解除或者終止勞動合同的日期、工作崗位、在本單位的工作年限等。
十一、加班申請書
1、必備理由
《勞動合同法》第三十一條規(guī)定：用人單位應當嚴格執(zhí)行勞動定額標準，不得強迫或者變相強迫勞動者加班。用人單位安排加班的，應當按照國家有關規(guī)定向勞動者支付加班費。
另第八十五條中規(guī)定：用人單位安排加班不支付加班費的，由勞動行政部門責令限期支付勞動報酬、加班費或者經(jīng)濟補償。
《勞動合同法》第八十五條規(guī)定：用人單位有下列情形之一的，由勞動行政部門責令限期支付勞動報酬、加班費或者經(jīng)濟補償：勞動報酬低于當?shù)刈畹凸べY標準的，應當支付其差額部分；逾期不支付的，責令用人單位按應付金額百分之五十以上百分之一百以下的標準向勞動者加付賠償金；安排加班不支付加班費的。
加班費的支付一直是個敏感問題，加班時間多少是計算加班費的重要根據(jù)，一份書面記錄加班情況的文件尤為重要。
2、申請書內(nèi)容
勞動者名稱、申請加班日期、加班原因、加班預計的時間、部門主管確認、人事主管確認等。
十二、勞動合同續(xù)簽意向書
1、必備理由：
《勞動合同法》第四十六條規(guī)定：除用人單位維持或者提高勞動合同約定條件續(xù)訂勞動合同，勞動者不同意續(xù)訂的情形外，依照本法第四十四條第一項規(guī)定終止固定期限勞動合同的，用人單位應當向勞動者支付經(jīng)濟補償。
勞動合同期滿后的企業(yè)的續(xù)訂條件以及勞動者的續(xù)訂意向是判斷用人單位是否要支付經(jīng)濟補償?shù)闹匾獦藴剩环輹娴奈募苷鎸嵉姆从畴p方的意向，避免日后不必要的勞動糾紛。
2、主要內(nèi)容
勞動者名稱、原勞動合同到期時間、續(xù)簽勞動合同與原勞動合同區(qū)別、答復期限等。
后文：以上12條必備文件，以備在企業(yè)發(fā)生勞資糾紛時以作證明之用，但并不是只要做好這12件文件準備就萬事大吉，如保密協(xié)議、競業(yè)禁止合同、服務期協(xié)議等法律文件在此就沒有具體展開。因此，我們建議每個企業(yè)HR都應根據(jù)自身不同的狀況制定出專用的法律文件，并加以妥善保存。最后，希望每個企業(yè)都能有一個健全的HR管理體系，避免不必要的勞動糾紛和法律風險。
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