出口信用證單證工作的基本環(huán)節(jié)包括審證(受證)、制單、審單、歸檔五個(gè)環(huán)節(jié)?偟囊笫恰八膫(gè)一致”,即“證同一致、單證一致、單單一致和單貨一致”。前三個(gè)一致,是針對(duì)單據(jù)處理而言的;“單貨一致”,則是側(cè)重于備貨工作上,對(duì)制單所需資料必須核實(shí),保證單據(jù)中商品描述與實(shí)物相一致,是企業(yè)為樹立良好信譽(yù)所必須具備的條件。一、審證(受證)
信用證的審證包括銀行審證和出口商審證:
①銀行審證
銀行審證側(cè)重于:議付,即開證銀行,保兌行,償付行的資信,作風(fēng),態(tài)度的審查。還有付款方法,使用貨幣,利率,匯差等 條款 。
包括:A開證行資產(chǎn)的大小,根據(jù)〈銀行家〉年鑒的排名次序前后。
B分支行的多少。
C銀行歷史的長短。
D經(jīng)營作風(fēng)的好壞。
E業(yè)務(wù)往來與關(guān)系等。
還有所在國的政治態(tài)度是否友好,信用證中是否有對(duì)我國歧視性 條款 ,視具體情況而言。
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出口商的審證則側(cè)重于:交貨期限,履約方面。如對(duì)貨運(yùn)條款,價(jià)格條件,運(yùn)輸方式,裝運(yùn)效期等條款進(jìn)行審查。信用證的條款一定要與合約進(jìn)行逐條核對(duì),以確保貨物能如期出運(yùn)和安全收匯等措施,對(duì)不能接受的條款須及早提出修改。
審查時(shí)對(duì)資信較差的開證行要采取安全措施,如要求加列T/T付償條款;要求償付行確認(rèn)付款;要求大銀行對(duì)該信用證進(jìn)行保兌;要求交付押金;要求分批出運(yùn),分批收匯,以減少風(fēng)險(xiǎn)等。
二、制單
信用證的制單,要求做到正確,完整,及時(shí),簡明,整潔。
1、正確
正確制單是外貿(mào)工作的前提,單證做得不正確就可能不能安全 結(jié)匯 。即所謂嚴(yán)格的“單證一致,單單一致”,其次是“單貨一致”。而且要求所制的各種單據(jù)必須符合有關(guān)國際慣例和進(jìn)口國的有關(guān)法令和 規(guī)定 。從銀行的角度來說,他們只控制“單證一致”和“單單相符”;而對(duì)于出口商來說,則除以上三個(gè)一致外,還有一個(gè)“單貨一致”需要嚴(yán)密控制。只有這樣,單證才能真實(shí)代表出運(yùn)的貨物,確保履約正常,安全收匯。
2、完整
所交的單證必須是一套完整的單據(jù),包括單證的格式、商品、文字、簽章、背書等等。如一式三份,必須是一張正本加上二張副本單據(jù)。如果是要求一式三張正本,必須在單據(jù)上表明三張都是正本,并附有權(quán)簽字人的手簽或簽章。信用證要求提供的單據(jù)和條款必須要全部做到,不能有遺漏、差錯(cuò)和誤期等現(xiàn)象。
3、及時(shí)
進(jìn)出口單據(jù)時(shí)間性極強(qiáng),必須要在信用證規(guī)定的期限內(nèi)完成,以保證整套單據(jù)的完整無缺。
有一些單據(jù)需要辦一定的手續(xù),必須及時(shí)催辦,防止誤期。
4簡明
單據(jù)的內(nèi)容應(yīng)按合同或信用證要求和國際慣例填寫,力求簡明,切勿加列不必要的內(nèi)容,以免弄巧成拙。但是對(duì)于信用證所要求的文字,必須要在單據(jù)中列明。
簡化單證工作,不僅可以減少工作量和提高工作效率,而且有利于提高單證的質(zhì)量和減少單證的差錯(cuò)率。
5、整潔
所謂整潔,是指單證表面的清潔、整齊、美觀、大方;單證內(nèi)容的清楚易認(rèn),一目了然。單證內(nèi)容記述的簡明,從某種角度上來說,反映了一個(gè)企業(yè)的業(yè)務(wù)水平。單證是否整潔,不但反映出制單人制單的熟練程度和工作態(tài)度,而且還會(huì)直接影響到出單的效果。因此,要求在制作單據(jù)時(shí),單據(jù)格式的設(shè)計(jì)和繕制力求標(biāo)準(zhǔn)化和 規(guī)范 化,單證內(nèi)容的排列要行次整齊、主次有序、重點(diǎn)突出、字跡清晰、語法通順、文句流暢、詞句簡明扼要、恰如其分。制作單據(jù)時(shí),不能在一份單據(jù)上多次涂改,如有更改處一定要蓋校對(duì)章或手簽。如涂改過多,應(yīng)重新繕制單據(jù)。
三、審單
信用證的審單,必須嚴(yán)格按照信用證的規(guī)定,具體來說,就是以 發(fā)票 為中心,逐條逐項(xiàng)進(jìn)行審核,做到“單證一致,單單一致”。比方說,Documents must be presented to the bank after 15 days after shipment date和Documents must be presented to the bank within 15 days from the shipment date,之間就有不同的解釋,不能有絲毫馬虎。
四、交單
出口企業(yè)必須在信用證到期日之前將所有單據(jù)送交議付銀行。
如果信用證規(guī)定“此信用證在中國境內(nèi)任何銀行有效”,那么,可將單據(jù)交出口商所在地的任何一家銀行。但是如果信用證規(guī)定了“指定銀行”,那么,就一定要送交該家銀行。否則有可能增加出口商的費(fèi)用或引發(fā)風(fēng)險(xiǎn)。
五、歸檔
進(jìn)出口單證是外貿(mào)業(yè)務(wù)的重要文件,交單之后可能會(huì)出現(xiàn)退單、爭議、拒付、索賠等現(xiàn)象的發(fā)生,因此每一套信用證都必須保持一份完整的副本單據(jù)歸檔,以備查詢。編排一定要做好索引,以科學(xué)方法建立檔案。
來證必須逐個(gè)登記,如信用證的號(hào)碼、合同號(hào)碼、開證申請(qǐng)人、開證行、總金額、裝效期等。信用證的原件與修改,及有關(guān)單據(jù)都要有完整的存檔和編號(hào)。
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