現(xiàn)在這個(gè)社會(huì),很多人不喜歡寫信,而喜歡用E-mail, 商務(wù)上使用E-mail聯(lián)系更是普遍。外企和國(guó)企不同的是,外企對(duì)E-mail特別重視,公司內(nèi)部往來(lái)的信件都會(huì)明確的分類,有些是urgent,有些的priority值比較低,這樣有利于向上司匯報(bào)重要信息,也節(jié)省大部分的時(shí)間。E-mail如此重要,書寫的方式就要求規(guī)范了,不能像平時(shí)我們和朋友,家人間的E-mail往來(lái)那么隨意,因?yàn)榧词鼓阌X得不那么重要,萬(wàn)一哪天領(lǐng)導(dǎo)要查看信件,如果是苛刻點(diǎn)的領(lǐng)導(dǎo),你就糗大了。網(wǎng)絡(luò)俚語(yǔ),像LOL, BTW那肯定是不能用了。一些俏皮的smiley 圖標(biāo)也別用。E-mail的書寫很簡(jiǎn)單,采取左對(duì)齊,單邊行距的文檔格式。段落之間double-space. 具體,我列出以下幾個(gè)注意點(diǎn)。
1. Address the recipient by Full Name. Use gender-Neutral language.
對(duì)收信者要稱呼對(duì)方的全名。使用中性的語(yǔ)言。如果關(guān)系不是那么親密,用Mr., Mz., Dr會(huì)比較好。
2. Write a specific, not general, topic in the subject box.
在Subject一欄里要把主題寫的明確,不要大眾化。不然,很有可能緊急的信件被劃到垃圾信件里。那,事情就大條了。
3. Start your e-mail with a sentence that tells what your message is about.
首句就直截了當(dāng)?shù)母嬖V對(duì)方這封E-mail講的是什么事。簡(jiǎn)單,明確。
4. Put the details of your message in the second paragraph.
第二段落是細(xì)節(jié)的部分。你可以把收信人不了解的信息,或可能遺忘的信息放在第二段。
5. Be clear, concise, and specific. Avoid overly long sentences.
信件簡(jiǎn)明,扼要。你要知道對(duì)著電腦屏幕一行行的看字,不像看本書,是很傷眼睛的。所以,為了他人著想,盡量寫的言簡(jiǎn)意賅吧。實(shí)在E-mail不得不長(zhǎng),分段處用Headings。
6. Never write in all capital letters or all lower-case letters.
之所以用大寫是為了引起別人的重視,如果全用大寫字母,不是招人煩么。全用小寫字母也是不當(dāng)?shù)。這樣,會(huì)給人一種不尊重,偷懶的感覺。
7. Be cautious about what you say in a business e-mail.
記住,你的E-mail, 可能被人forward給其他人看。萬(wàn)事要小心,別把一些謠言,玩笑話寫在E-mail里。甚至輕易泄漏你的銀行卡號(hào),信用卡密碼。
8. Check your e-mail and any attachments to make sure your message is clear, your tone is pro, and your spelling, grammar and punctuation are correct.
一封E-mail寫完了,別忘記查看附件有沒(méi)有上傳好。你的語(yǔ)氣是不是夠?qū)I(yè),Grammar和spelling可以交給word來(lái)做。唉,這點(diǎn)是我最傷心的,回了國(guó)之后老打錯(cuò)字,被罵了好幾回,就為了我不自己校對(duì)好就呈給領(lǐng)導(dǎo)看(抄都容易抄錯(cuò),不活了)。在國(guó)外的時(shí)候都是請(qǐng)最最親愛的word來(lái)幫我完成的。
9. At the end of your message, before your full name and position, use a commonly accepted complimentary closing.
在E-mail收尾的部分,別忘了加上你的全名和結(jié)束語(yǔ),像Sincerely, Cordially, or Regards.
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